C’era un tempo in cui l’identità di un’impresa si definiva attraverso la sede fisica, il passaparola, la carta intestata e la qualità del lavoro svolto sul territorio.
Oggi quel tempo è cambiato.
Il mondo imprenditoriale si muove in una dimensione che non è più soltanto fisica, ma digitale. E in questa dimensione, avere un’identità digitale strutturata, sicura e coerente non è più un’opzione, ma una necessità concreta.
Quando si parla di identità digitale d’impresa non si fa riferimento a un concetto astratto o a un obbligo burocratico calato dall’alto, bensì a un insieme di strumenti e pratiche che incidono direttamente sulla credibilità, l’efficienza e la competitività di un’organizzazione, grande o piccola che sia.
In un’epoca in cui l’accesso ai servizi pubblici passa per piattaforme online, in cui gare e bandi si vincono anche grazie alla velocità con cui si riescono a produrre documenti firmati digitalmente, e in cui le informazioni ufficiali vengono cercate prima sul Registro Imprese o su Google che dal commercialista, l’identità digitale è diventata un vero asset aziendale.
Ma che cosa significa, in concreto, dotarsi di una vera identità digitale? Vuol dire anzitutto essere riconoscibili e verificabili nei canali digitali, attraverso credenziali certificate come lo SPID, la CNS o la CIE, strumenti che permettono di identificarsi in modo certo e sicuro nei confronti della Pubblica Amministrazione e non solo.
Significa avere una firma digitale attiva e funzionante, in grado di validare contratti, documenti ufficiali, procure, dichiarazioni. Significa curare la propria presenza online in maniera coerente, utilizzando un dominio web professionale, caselle email verificate, account social allineati ai valori e al tono aziendale.
Ma significa anche che i dati registrati sui portali ufficiali – INI-PEC, Registro Imprese, Camere di Commercio – siano corretti, aggiornati e coerenti, perché oggi chiunque può cercarli in un attimo. La digital identity non è quindi solo un profilo tecnico, ma una somma di elementi che raccontano l’azienda agli occhi del mondo digitale.
Sempre più spesso le imprese si trovano davanti a situazioni in cui la mancanza di questi strumenti può rallentare un processo di crescita o compromettere un’opportunità.
Un esempio concreto arriva da uno studio legale milanese, lo Studio DRZ, che nel 2023 ha deciso di investire nella propria identità digitale. Dopo aver implementato SPID professionale, firma remota e un sistema documentale integrato con le piattaforme delle Camere di Commercio, lo studio ha registrato un incremento del 30% nella velocità di gestione delle pratiche.
Ancora più importante, ha potuto accedere direttamente a una serie di bandi europei e svolgere l’onboarding di nuovi clienti completamente da remoto, in meno di 48 ore. Questo caso non è un’eccezione, ma un esempio replicabile. Le tecnologie oggi sono accessibili, anche per le piccole imprese.
Per costruire un’identità digitale aziendale solida, non serve partire da progetti complessi: spesso è sufficiente iniziare con l’essenziale. Attivare lo SPID per il legale rappresentante, dotarsi di una firma digitale con memoria remota o token, aggiornare la casella PEC aziendale, verificare i dati ufficiali depositati.
Poi si passa alla parte visibile: curare il sito web, aprire e mantenere aggiornati i canali social, in particolare LinkedIn, e assicurarsi che la presenza dell’azienda su Google Business o simili sia accurata. Infine, si può fare un salto di qualità scegliendo strumenti integrati che permettono di firmare, inviare, archiviare e conservare documenti con un unico sistema, migliorando anche la sicurezza informatica e la tracciabilità delle operazioni. Piattaforme come InfoCert, Namirial o Aruba Business offrono soluzioni pensate proprio per le PMI, e spesso con costi contenuti rispetto ai benefici che generano.
Un aspetto che non andrebbe trascurato riguarda le competenze. Non basta “attivare” gli strumenti: è fondamentale che chi li utilizza – che sia l’imprenditore stesso, l’amministrazione o i soci – sappia come usarli correttamente, comprendendo la portata legale della firma digitale, l’importanza della sicurezza degli accessi, e le potenzialità della comunicazione online. Investire anche solo una giornata di formazione può fare la differenza tra usare lo SPID solo per inviare un documento e usarlo per firmare digitalmente un contratto internazionale in totale autonomia.
L’identità digitale di un’impresa non è una scocciatura burocratica da delegare o rimandare, ma una leva concreta per semplificare, accelerare e proteggere il lavoro quotidiano.
Non è più solo un tema da addetti ai lavori o da responsabili IT, ma una questione strategica per ogni imprenditore. In un mercato sempre più veloce e disintermediato, dove la fiducia passa anche da come ci si presenta online e da quanto si è rapidi nel rispondere a richieste istituzionali o contrattuali, disporre di un’identità digitale curata e aggiornata diventa un vantaggio competitivo.
È il nuovo modo di “esistere” come impresa. E oggi, costruirla è davvero a portata di mano.
